‘Apps’ para revolucionar la oficina a la vuelta de vacaciones

Son varios los expertos en dirección de personas y gestión del talento que recomiendan no desconectar al cien por cien del trabajo durante las vacaciones. Una de las razones es que la vuelta a la rutina se hace mucho más dura. Otra, que durante el descanso es posible dedicar tiempo a lo descabellado y a esas ideas que, durante el resto del año, se dejan de lado porque no son urgentes. Una de ellas, digitalizar la oficina, o animarse a dar el paso de llenar la empresa de las últimas aplicaciones y herramientas tecnológicas que están revolucionando las organizaciones.

1. RescueTime. Una herramienta pensada para gestionar el tiempo en la oficina. Esta aplicación está diseñada para que los profesionales sepan, a ciencia cierta, cuáles son las tareas en las que pierden más minutos durante la jornada laboral, y que lastran su productividad. La herramienta rastrea el tiempo que cada empleado dedica a todas las aplicaciones y sitios web que utiliza, y le avisa cuando se pasa más minutos de lo normal en una página, en una hoja de cálculo o en el correo electrónico. También permite, a petición del usuario, bloquear sitios web de distracción, tales como plataformas de música, a partir de una cantidad concreta de minutos establecida por el propio profesional.

2. Scanbot. Un paso más hacia la digitalización de los despachos, despejándolos de pilas y carpetas de documentos. Muchos profesionales siguen siendo fieles al papel, pero los más digitales ya cuentan con herramientas como esta en sus móviles, que con solo fotografiar un documento, permite convertirlo en un archivo PDF editable y listo para enviar a Google Drive, Dropbox, Evernote o cualquier otro programa que utilice la organización.

3. Expensify. Ya sea a principios, a finales, o a mitad de mes, el momento de justificar los gastos siempre es un quebradero de cabeza para los profesionales, que pierden valiosísimos minutos en encontrar recibos de taxis y abrir las hojas de cálculo. Aplicaciones como Expensify facilitan esta tarea: escanea los recibos para extraer la información relevante y almacena los kilómetros recorridos gracias al GPS del móvil. A continuación, pasa toda la información condensada en un archivo PDF para que el departamento encargado gestione lo que queda del proceso.

4. Fing. Una herramienta para prevenir el posible robo de información. Las grandes compañías cuentan con departamentos de seguridad que trabajan para que ningún intruso se cuele en los ordenadores y dispositivos de la empresa. Sin embargo, cada vez son más las que permiten a sus empleados realizar diferentes tareas desde sus respectivos domicilios para promover la conciliación y su bienestar. Con un riesgo, eso sí, ya que la seguridad informática en la vivienda está muy alejada de la que hay en la empresa. Apps como Fing detectan quién está accediendo a la red, para avisar de posibles intrusos y ladrones de información.

5. Pushbullet. Los teléfonos móviles y tabletas se han convertido en las herramientas de los profesionales cuando están fuera de la empresa. Pero al sentarse de nuevo en la mesa de trabajo, a veces resulta complicado trasladar todos los avances que se han hecho en estos dispositivos al ordenador. Aplicaciones como esta mejoran la comunicación entre una máquina y otra, permitiendo transferir archivos y enlaces, copiar y pegar información de un dispositivo a otro e incluso gestionar los mensajes de WhatsApp desde la pantalla del ordenador.

6. BambooHR. Nadie duda ya de que los recursos humanos son uno de los mayores intangibles de cualquier compañía. Esta aplicación está pensada para los directivos de la gestión de personas. Un software permite automatizar las tareas más rutinarias de estos profesionales, y almacena toda la información de cada uno de los empleados para facilitar la tarea. De la misma forma que avisa al responsable en cuestión de las fechas clave de cada uno de los empleados, tales como la renovación del contrato o el cumpleaños.

7. Kantox. El cambio de divisas y el pago de comisiones es un tradicional quebradero de cabeza para muchas compañías. Esta herramienta ofrece un servicio de cambio de moneda más barato que las entidades financieras, además de soluciones para gestionarlos. De esta forma, la organización puede ver su riesgo a la hora del cambio y analizar la cobertura y los pagos internacionales.

8. BlueKiwi. Una red social corporativa que permite conectar a todas las personas de la organización en cualquier lugar. De esta forma, la comunicación en las plantillas es mucho más fluida, se deja de abusar del correo electrónico corporativo y se fomenta la colaboración y el intercambio de ideas entre los profesionales de una organización. Sobre todo si se trata de una gran empresa, en la que es prácticamente imposible conocer a todos los empleados. Da la posibilidad, además, de trabajar de forma conjunta con programas como Microsoft Outlook y Office.

9. MindMeister. Cuántos de los mejores proyectos han surgido durante una lluvia de ideas, con un folio y un bolígrafo. Y cuántas veces esos apuntes improvisados se pierden o traspapelan. Herramientas como MindMesiter permiten informatizar esas lluvias de ideas y elaborar mapas mentales sencillos y rápidos en versión digital, directamente desde una tableta o dispositivo móvil.

10. Festivo. Una sencilla aplicación para esas empresas que comúnmente trabajan con socios y clientes de varias comunidades autónomas. La herramienta avisa de los días festivos de cada ciudad o región, para así evitar llamadas que no van a tener respuesta o correos urgentes que no van a ser respondidos.