Manual para dar la talla en una reunión de trabajo

El tono, la postura, la respiración, los gestos, la dicción... y el contenido, claro. Cada detalle cuenta cuando se trata de hablar ante una audiencia, sean clientes o compañeros de trabajo. El mensaje del empleado más brillante queda deslucido si no se sabe transmitir de forma adecuada. Conscientes de la importancia de saber comunicar, empresas y profesionales liberales recurren a expertos y escuelas de negocio para pulir sus dotes de oratoria. Estas son algunas lecciones básicas que todos deberíamos aplicarnos.

Gestualidad

“La pasión y la autoridad son dos elementos que venden y convencen”, resume Javier Bernad, experto en habilidades de comunicación, fundador del centro de entrenamiento para hablar en público Speak & Spand y profesor asociado de IE Business School. Ambos elementos se transmiten a través del lenguaje no verbal, la voz, los gestos y la mirada. “Si mueves poco las manos y las mantienes juntas, como los políticos, no denotas demasiado entusiasmo. Si las mantienes al nivel de los muslos das a entender que no te apasiona lo que dices. Y si las juntas mucho parece que te estés preocupando de la audiencia”, explica.

La expresión del rostro es también fundamental para llegar de forma efectiva al público. “Se puede ser más de Aznar o de Zapatero, pero el primero no sonreía nunca y el segundo sí. Por eso Zapatero caía mejor”, resume Bernad. La manera en que se mueve uno en el escenario, ya sea una tarima o una sala de reuniones, afecta mucho a la solidez del mensaje a transmitir. “Si el orador se esconde detrás del atril denota timidez e inseguridad. Lo mismo pasa si flexiona las piernas: hay que mostrarse rígido”.

Formas

Las formas también tienen más importancia de lo que parece a la hora de hacer llegar un mensaje a otras personas. Teresa Baró recuerda en el libro Manual de la comunicación personal de éxito (Paidós, 2015) que aspectos como la puntualidad, no jugar con objetos mientras se escucha a otra persona u olvidarse del móvil, determinan la imagen que proyectamos sobre los demás. “Hacer ruido, ocupar demasiado espacio, no saludar a todo el mundo como es debido o mirar descaradamente a algunas personas de la reunión son errores comunes que debemos evitar”, escribe.

Respiración

“Cuando se está nervioso cuesta más respirar desde el diafragma, con lo cual la respiración es más superficial, se tiene menos aire del que se necesita”, indica Bernad. Al respirar hondo se le dice al sistema nervioso que todo está controlado. Bernad enseña en su academia a inspirar durante unos cinco segundos y expirar otro tanto. “Puede parecer exagerado, pero dilatar la respiración logra que uno se tranquilice”.

William James y Carl Lange teorizaron a finales del siglo XIX que las respuesta fisiológicas del organismo (tensión muscular, lagrimeo, aceleración del ritmo cardiorrespiratorio) determinan las emociones. Lo que uno hace, explica Bernad, influye en cómo se percibe la situación, y no al revés.

Campo visual

Mantener el contacto visual con la audiencia no solo logra que esta conecte más con el orador y atienda su mensaje: también puede disminuir las posibilidades de que cunda el pánico en algún momento. “Lo ideal es mirar a los ojos durante tres o cinco segundos a toda la audiencia. Con ello se transmite autoridad, porque se genera una situación parecida a una pequeña charla con cada uno. Es mejor que ir escaneando la sala, porque en ese caso se da cuenta uno de la cantidad de gente que hay y pueden aflorar los nervios”, argumenta Bernad.

Uso de la voz

“Contamos con tres resortes que a menudo desconocemos: el volumen, el ritmo y el tono de la voz”, destaca Bernad. Saber manejarlos adecuadamente puede suponer la diferencia entre una intervención aburrida o estimulante. Las pausas, los énfasis y la modulación del tono son elementos que hay que entrenar. “Cuanto más entusiasmo se quiere transmitir, más altos y bajos hay que introducir en cada una de estas variables”.

Dominio

Hay ocasiones en que alguno de los presentes no permite hablar, ya sea de forma inconsciente o premeditada. Baró califica a estos personajes como “usurpadores de la palabra”. Si no interesa (o no se puede por jerarquía) buscar la confrontación, la autora recomienda abstraerse o aprovechar las pausas para retomar con tacto la conversación. Si, por el contrario, conviene llevar la iniciativa, lo mejor es no hacer pausas que pueda aprovechar el otro para intervenir y, si lo hace, seguir hablando mirándole a los ojos o usar fórmulas cortantes.