Los mapas mentales y la productividad

¿Alguien duda de los beneficios del máximo aprovechamiento del potencial intelectual de los empleados? Uno de los casos más notorios sobre el valor de los mapas mentales (en adelante, MM) es el de Boeing Aircraft Corporation. Mike Stanley, director de proyectos de mejora de la calidad en dicha empresa, habla de ello: “El uso de la técnica del mapa mental y de la cartografía mental es parte integral de mi programa de perfeccionamiento de Boeing. El programa ha representado para mi organización un ahorro anual de más de 10 millones de dólares. Hemos ideado una aplicación especial de las técnicas de cartografía mental para identificar los proyectos de perfeccionamiento de la calidad de Boeing. En menos de un mes se identificaron más de 500 proyectos, que representan millones de dólares de ahorro potencial en costos”. Aplicando la técnica de MM, el manual de diseño e ingeniería de un avión Boeing se redujo de más de 300 páginas a un MM de papel, de unos 7 metros de largo: el proceso de aprendizaje del manual llegó a ser de unas pocas semanas en lugar de muchos meses.

El primero que introduce el concepto mapa mental (mind map) es Tony Buzan: “El cerebro humano no piensa en términos de barra de herramientas ni en lista de menú; piensa de forma orgánica como todas las formas naturales, como los sistemas circulatorio y nervioso del cuerpo humano, o como las ramas de un árbol y los nervios de una de sus hojas. Así es como piensa el cerebro; y para que lo haga bien, necesita la ayuda de una herramienta que refleje ese mismo flujo orgánico natural. El mapa mental es esa herramienta”.

Cada vez que se habla de esta técnica emerge inevitablemente otro término satélite, el del pensamiento irradiante, que a su vez representa una característica clave del cerebro humano: los procesos asociativos de pensamiento que proceden de un punto central o se conectan a él, expresado figurativamente como un estallido del pensamiento. Otro elemento exclusivo de los MM es que hacen uso de los dos hemisferios cerebrales del ser humano, el lógico y el creativo.

“El almacenamiento eficiente de los datos multiplica nuestra capacidad. Es igual que la diferencia existente entre un almacén bien o mal ordenado, o que una biblioteca cuente o no con un sistema de organización”, dice Tony Buzan.

En el mundo empresarial los MM se usan en las siguientes tareas: analizar, crear, debatir, aprender, organizar, planificar, presentar, tomar notas, entender.

Una de las ventajas diferenciadoras de los MM es su capacidad de proporcionar simultáneamente varias perspectivas, en un mismo plano y en un solo vistazo: la global (holística/de totalidad) + la relacional + la detallada.

La idea ordenadora básica que constituye el punto central del mapa puede ser de cualquier naturaleza: programa estratégico, gestión de proyectos, análisis de cualquier problema, mapas relacionales, evolución de ventas, seguimientos de campañas publicitarias, análisis causal o correlacional, agendas de trabajo, resumen de reunión, escenarios de actuación, innovación, talleres de creatividad, planes de marketing, manuales de usuario, programa de investigación...

El uso de los MM aporta un demostrado aumento de la productividad, eficiencia y eficacia en los siguientes ámbitos empresariales:

1) Gestión del tiempo: un MM enfocado hacía la consecución de los resultados finales deseados o exigidos se convierte en una perfecta, amigable y útil representación gráfica de nuestro plan de actuación durante un mes, un trimestre o un año.

2) Sesiones de brainstorming: los MM individuales, de todos y cada uno de los asistentes a una sesión de brainstorming, son una fórmula exitosa para que dicha sesión sea mucho más democrática, asegurando la participación activa de todos los colaboradores.

3) Gestión de proyectos: sobre todo en los proyectos multiárea, los MM ayudan a visualizar perfectamente todas y cada una de las fases del proyecto y sus correspondientes estructuras y responsables, sin que ello vaya en perjuicio de las herramientas estándar de gestión de proyectos.

4) Presentaciones: un MM bien diseñado puede convertirse en un gran instrumento mnemotécnico, servir de guion durante cualquier presentación que tengamos que realizar, aportando la incuestionable ventaja de contar en todo momento de la presentación con una imagen global de todo lo que queremos contar y la relación entre los distintos apartados; un irrefutable beneficio tanto para quién expone, como para los asistentes.

La incorporación de los MM en la rutina diaria de la empresa tiene un claro efecto transformador ya que consigue reemplazar el pensamiento lineal (lo que nos han enseñado, desafortunadamente, durante toda la vida), por el pensamiento irradiante o multidimensional, asegurando de esta forma el máximo aprovechamiento de los conocimientos, habilidades y potencial creativo, analítico y resolutivo, de empleados y directivos. Por ello empresas de gran éxito –la citada Boeing Aircraft Corp, IBM, Amazon, Pepsi Co, Xerox, Apple, Nabisco, British Petroleum, etc.– usan los MM de manera habitual.

Aparte de ser una llave maestra para acceder al potencial intelectual, la mayor parte de las herramientas de MM son gratuitas o de coste moderado: FreeMind, Comapping, Inspiration, XMind, etcétera, y además, son de uso intuitivo, amigable, entretenido y, lo más importante, visiblemente productivo.

Muchos directivos saben que para aumentar la eficiencia en muchos aspectos, basta con una modificación en la forma de hacer las cosas: los MM son una revolucionaria herramienta para maximizar la productividad y creatividad de todos y cada uno de los integrantes de la empresa.

Ya lo dijo Plutarco: “El cerebro humano no es un vaso por llenar, sino una lámpara por encender”.

Sonia Gógova es directora de Soluciones ICAP y ponente en másteres de ICADE y de la Universidad Francisco de Vitoria.